OSO:2018/Samenstellen Dossier

Context

Voorafgaand aan verzending wordt een Dossier samengesteld door Medewerker(s) van de Bronschool. Zij dragen er zorg voor dat de gegevens correct en actueel zijn. Ook moet vooraf de inzage/toestemming door ouders of leerling van het Dossier hebben plaatst gevonden. In OSO'16 wordt bijgehouden wanneer een medewerker van de Bronschool een Dossier 'gereed' verklaard (Verzameldatum). Deze wordt gebruikt om vast te stellen of een Dossier is gewijzigd sinds de vorige opvraag.

Het samenstellen van het Dossier is een use case die zich buiten de scope van OSO plaats vindt. Het samenstellen van het Dossier vindt plaats voorafgaand aan de overdracht en staat daar verder los van.Het PvE specificeert niet hoe een Bronsysteem dit scenario moet ondersteunen of hoe een school of instelling de processen dient in te richten. De reden om het scenario wel op te nemen is dat juist in deze stap belangrijke eisen en randvoorwaarden gelden waaraan voldaan moet worden bij versturen van een Overstapdossier via OSO.

Bij het samenstellen van het dossier gelden een aantal belangrijke uitgangspunten en randvoorwaarden waar rekening mee moeten worden gehouden. De belangrijkste daarvan is:
De verzendende school is verantwoordelijk voor de inhoud van het verzonden dossier en dient de inhoud per geval te beschouwen.
OSO verzorgt het transport van het Dossier; de inhoud van het dossier wordt bepaald door de verzendende school. Omdat het hier vaak om gevoelige gegevens gaat, dient dit transport veilig plaats te vinden. Daarnaast dient de overdracht aan wettelijke eisen te voldoen.

Onderliggende use cases

• Selectief samenstellen van het Dossier Eindgebruikers van Bronsystemen kunnen de samenstelling van het Dossier aanpassen door 'blokken' van velden uit te schakelen ('opt out').
• Laten inzien dossier Na het samenstellen van het Dossier en voorafgaand aan verzending moet er in de meeste gevallen inzage plaats vinden.
  • Registreren inzage en/of toestemming Een Bronsysteem moet deze inzage registreren in het Dossier.
• Controleren formaat van het dossier Binnen OSO worden de afspraken van de [edustandaard.nl/standaarden/afspraken/afspraak/oso-gegevensset/|Gegevensset OSO] toegepast op de inhoud en vorm van Dossiers. Voorafgaand aan verzending controleert een Bronsysteem of het Dossier hieraan voldoet.

Wettelijke eisen

Dataminimalisatie

Scholen moeten zorgen dat er niet meer gegevens worden over gedragen in het overstapdossier dan noodzakelijk voor het doel van de overdracht nodig is. De wet schrijft deze eis tot dataminimalisatie voor. Het wordt leveranciers sterk aanbevolen om systemen dusdanig te ontwerpen dat eindgebruikers zich aan deze eis kunnen houden.

Inzage en toestemming

De verzendende school is verantwoordelijk voor het afwegen welke gegevens er al dan niet verstrekt moeten worden aan de aanvragende partij. Het bronsysteem dient deze keuze te kunnen ondersteunen. OSO faciliteert alleen het beveiligd transport van deze gegevens. Dit onderwerp staat hier apart beschreven:inzage en toestemming

Aanvullende eisen

Validatie tegen OSO standaard voorafgaand aan verzenden

Voorafgaand aan verzending moet het Bronsysteem valideren dat het Dossier voldoet aan de dossierspecificatie van OSO.

Registreren Verzameldatum

Bronsystemen dienen bij te houden wanneer een Dossier voor het laatst is aangepast. Deze validatie kan lokaal worden uitgevoerd door het uitvoeren van een controle met behulp van de Technische Bestanden of door het aanroepen van de Kennisnet Validatie Service.