OSO:2018/Importeren Dossier

Doelsystemen moeten om kunnen gaan met meerdere leveringen van hetzelfde dossier (identiek BSN) en deze correct kunnen afhandelen. Uitgangspunten hierbij zijn:

• importeren leidt niet tot gegevensverlies
• balans tussen bruikbaarheid en gebruikersvriendelijkheid.

Tonen inhoud binnengekomen Dossier

Bij een import van een overstapdossier én een dossier conform “Overdracht binnen brin” moet de applicatie alle binnengekomen gegevens, inclusief een lijst met de bijgesloten bijlagen (de metadata van de bijlagen), leesbaar tonen aan de geautoriseerde gebruiker d.m.v. een dossierweergave (bijv. een PDF). De dossierweergave is hiermee een compacte presentatie van alle gegevens en bijlagen die zijn overgedragen. Afhankelijk van de gegevensvelden, de gebruiker en het type applicatie kunnen leerlinggegevens in het overstapdossier na verwerking in de applicatie aan de gebruiker voor inzien (lezen) of wijzigen (schrijven) worden getoond. Bij een import van een dossier conform “Overdracht binnen brin” is de applicatie vrij om gegevens te verwerken in de applicatie of te negeren.

De gegevens uit het Dossier moeten op een leesbare manier worden geformatteerd, gerangschikt en gepresenteerd. De codes uit de codetabellen moet vervangen door bijbehorende betekenisvolle ‘labels’.

De ervaring leert dat de volgende aanbevelingen m.b.t. dossierweergave van een overstapdossier belangrijk zijn:

• De dossierweergave wordt gedurende een vastgestelde periode beschikbaar gehouden.
• De codes in deze dossierweergave worden conform de codelijsten vertaald.
• De dossierweergave wordt toegankelijk gemaakt direct nadat het dossier is ontvangen, meestal vóór invoegen van de gegevens en bijlagen in de doelapplicatie.

PDF viewer hulpmiddel

Kennisnet stelt een hulpmiddel, de PDF viewer, beschikbaar om het ontvangen dossier om te zetten in een leesbare pdf. Het gebruik van deze XSLT is niet verplicht. Leveranciers mogen ook zelf een dossierweergave maken.

• De XSLT is niet bedoeld voor dossiervalidatie.
• De versienummering van de XSLT volgt de versienummering van bundel van technische bestanden bij de 'Afspraak OSO gegevensset van EduStandaard'.

Uitwisseling voor aanvragen bij Samenwerkingsverband Passend Onderwijs

Bij het ophalen van Dossiers via deze overdrachtsoort (swv-aanvraag), wordt gebruik gemaakt van een eigen identificatie van het dossier, de koppelsleutel. Deze sleutel is uniek voor de combinatie van Bron Aanleverpunt - Dossier - Doel Aanleverpunt en wordt ook gebruikt bij de terugkoppeling. Een systeem dat een Dossier ontvangt via deze overdrachtsoort, moet de koppelsleutel bij het Dossier opslaan voor later gebruik.

Meervoudige ontvangst

Doelsystemen moeten om kunnen gaan met meerdere leveringen van hetzelfde dossier (identiek BSN) en deze correct kunnen afhandelen (Dossiers binnen gekomen via een overdracht van het soort 'swv-overdracht' worden éénmalig overgedragen en kennen geen meervoudige ontvangst!). Uitgangspunten hierbij zijn:

• importeren leidt niet tot gegevensverlies
• balans tussen bruikbaarheid en gebruikersvriendelijkheid.

De verwerking van een volgende versie van een nieuw dossier is een complexe use case die we binnen OSO niet kunnen en ook niet willen specificeren en voorschrijven tot de laatste stap en het kleinste detail veld. Leveranciers en scholen zullen hier zelf hun keuzen en uitwerkingen in moeten vinden.